ความแตกต่างระหว่างการรับรองสำเนาถูกต้อง (beglaubigte Kopie) กับการรับรองความแท้จริงของเอกสาร (Legalisation)
เมื่อคุณต้องการใช้เอกสารทางราชการทั้งในหรือต่างประเทศ มักจะพบคำศัพท์ที่สำคัญสองคำคือ “สำเนารับรองถูกต้อง” และ “การรับรองเอกสาร (Legalisation)” ทั้งสองกระบวนการมีจุดประสงค์เพื่อยืนยันความถูกต้องแท้จริงของเอกสาร แต่ต่างกันในระดับและวัตถุประสงค์ของการใช้งาน
การรับรองสำเนาถูกต้อง
สำเนารับรองถูกต้อง คือสำเนาของเอกสารต้นฉบับที่ผ่านการรับรองโดยหน่วยงานของรัฐหรือผู้มีอำนาจ เช่น สำนักงานเขต ศาลท้องถิ่น โนตารี โรงเรียน หรือมหาวิทยาลัย เพื่อยืนยันว่า เนื้อหาในสำเนานั้นตรงกับต้นฉบับทุกประการ โดยจะมีตราประทับและลายเซ็นรับรองจากเจ้าหน้าที่
อย่างไรก็ตาม การรับรองสำเนาไม่ได้เป็นการยืนยันว่าเอกสารต้นฉบับ “แท้จริง” หรือ “ถูกต้องตามกฎหมาย” แต่เพียงยืนยันว่าตัวสำเนานั้นถูกถ่ายจากต้นฉบับอย่างครบถ้วนและไม่ถูกแก้ไข
สำเนารับรองถูกต้องมักใช้สำหรับการดำเนินการภายในประเทศ เช่น การสมัครเรียนในมหาวิทยาลัย การยื่นเอกสารต่อหน่วยงานราชการ หรือการสมัครงาน บางครั้งอาจใช้ในการยื่นเอกสารต่อศาลหรือสำนักงานโนตารี
การขอรับรองสำเนาสามารถทำได้ง่าย โดยสามารถติดต่อได้ที่สำนักงานเขต เทศบาล ศาลท้องถิ่น โนตารี หรือสถาบันการศึกษาที่ออกเอกสารนั้น ๆ ค่าธรรมเนียมมักอยู่ระหว่าง ประมาณ 2–10 ยูโรต่อชุด แล้วแต่หน่วยงานที่ออกให้
การรับรองความแท้จริงของเอกสาร (Legalisation)
การรับรองความแท้จริงเอกสาร (Legalisation) เป็นกระบวนการรับรองระดับระหว่างประเทศที่ใช้ยืนยันว่าเอกสารราชการต้นฉบับมีความแท้จริง โดยจะตรวจสอบว่าลายเซ็นและตราประทับของผู้ออกเอกสารนั้นเป็นของจริง การรับรองเอกสารจะใช้เมื่อคุณต้องนำเอกสาร จากประเทศหนึ่งไปใช้ในอีกประเทศหนึ่ง เช่น เอกสารเยอรมันที่ต้องใช้ในต่างประเทศ หรือเอกสารต่างประเทศที่ต้องนำมาใช้ในเยอรมนี
ตัวอย่างเช่น การรับรองเอกสารจำเป็นสำหรับการใช้เอกสารเยอรมันในประเทศนอกสหภาพยุโรป หรือการใช้เอกสารจากประเทศไทย เวียดนาม จีน หรือประเทศในตะวันออกกลางในประเทศเยอรมนี รวมถึงใช้ในการขอวีซ่า การจดทะเบียนสมรส การเรียนต่อ หรือการทำงานในต่างประเทศ
ในประเทศเยอรมนี การรับรองเอกสารสามารถยื่นขอได้ที่ ศาลแขวง (Landgericht), สำนักงานรัฐบาลภูมิภาค (Regierungspräsidium) หรือ สำนักงานบริหารแห่งสหพันธรัฐ (Bundesverwaltungsamt) ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร จากนั้นมักต้องผ่านการรับรองเพิ่มเติมจาก สถานทูตหรือสถานกงสุล ของประเทศปลายทาง สำหรับเอกสารจากต่างประเทศ สามารถขอรับรองได้ที่ สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลเยอรมนี ประจำประเทศนั้น ๆ
ปัจจุบันในหลายประเทศมีการใช้ระบบ Apostille ตามอนุสัญญากรุงเฮก (Haager Übereinkommen) แทนการรับรองเอกสารแบบเดิม ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็วกว่า อย่างไรก็ตาม ความต้องการใช้ Apostille หรือ Legalisation ยังขึ้นอยู่กับกฎของแต่ละประเทศ
บทสรุป
โดยสรุปแล้ว หากคุณต้องใช้เอกสารราชการภายในประเทศเยอรมนี เช่น เพื่อการสมัครเรียนหรือยื่นต่อหน่วยงานราชการ การรับรองสำเนาถูกต้องก็เพียงพอ แต่หากคุณต้องการใช้เอกสารในต่างประเทศ หรือใช้เอกสารจากต่างประเทศในเยอรมนี จำเป็นต้องผ่านการรับรองความแท้จริงของเอกสาร (Legalisation)
หากคุณไม่แน่ใจว่าเอกสารของคุณจำเป็นต้องใช้การรับรองประเภทใด ทางเรายินดีให้คำปรึกษาอย่างละเอียด พร้อมให้บริการแปลเอกสาร รับรองสำเนา และประสานงานการรับรองเอกสาร เพื่อให้เอกสารของคุณได้รับการยอมรับอย่างถูกต้องทั้งในและต่างประเทศ
