Wenn Sie ein offizielles Dokument im In- oder Ausland verwenden möchten, stoßen Sie häufig auf Begriffe wie „beglaubigte Kopie“ und „Legalisation“.
Beide Verfahren dienen dazu, die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen, jedoch auf unterschiedlichen Ebenen und für verschiedene Zwecke.
Beglaubigte Kopie
Eine beglaubigte Kopie ist eine amtlich bestätigte Kopie eines Originaldokuments. Dabei bestätigt eine Behörde oder eine andere befugte Stelle – etwa ein Notar, ein Bürgeramt, eine Schule oder eine Universität – mit Stempel und Unterschrift, dass die Kopie inhaltlich vollständig und mit dem Original übereinstimmt. Wichtig ist dabei: Die beglaubigte Kopie bestätigt nicht die Echtheit des Originals selbst, sondern lediglich, dass die Kopie unverändert und vollständig ist.
Beglaubigte Kopien werden vor allem für die Verwendung innerhalb Deutschlands benötigt. Typische Fälle sind Bewerbungen bei Universitäten, Behörden oder Arbeitgebern, die Vorlage von Dokumenten bei Standesämtern oder Einbürgerungsbehörden sowie die Einreichung von Unterlagen bei Schulen, Notaren oder Gerichten.
Die Anfertigung einer beglaubigten Kopie kann in der Regel unkompliziert im Bürgeramt oder Rathaus, bei einem Notar oder – bei schulischen und universitären Unterlagen – direkt in der jeweiligen Bildungseinrichtung erfolgen. In manchen Fällen ist auch eine Beglaubigung durch Kirchengemeinden oder Gerichtsvollzieher möglich. Die Gebühren liegen je nach Behörde meist zwischen zwei und zehn Euro pro Kopie.
Legalisation
Die Legalisation ist ein internationales Beglaubigungsverfahren, das die Echtheit einer Urkunde selbst – also nicht nur einer Kopie – bestätigt. Sie wird immer dann benötigt, wenn ein deutsches Dokument im Ausland oder ein ausländisches Dokument in Deutschland verwendet werden soll. Durch die Legalisation bestätigt eine zuständige Behörde oder Botschaft, dass die Unterschrift und das Siegel des Ausstellers echt sind.
Eine Legalisation ist beispielsweise erforderlich, wenn deutsche Urkunden in Ländern außerhalb der Europäischen Union verwendet werden sollen, oder wenn thailändische, vietnamesische, chinesische, arabische oder andere ausländische Urkunden in Deutschland eingereicht werden müssen. Ebenso wird sie oft für Visa-Verfahren, Eheschließungen, Studien- oder Arbeitsaufenthalte im Ausland sowie für die Anerkennung von Geburts-, Heirats- und Bildungsurkunden verlangt.
In Deutschland kann eine Legalisation je nach Art des Dokuments beim Landgericht, beim Regierungspräsidium oder beim Bundesverwaltungsamt beantragt werden. Anschließend wird das Dokument häufig noch durch die Botschaft oder das Konsulat des jeweiligen Ziellandes bestätigt. Im Ausland übernehmen die deutschen Auslandsvertretungen – also Botschaften und Konsulate – die Legalisation ausländischer Dokumente.
In vielen Fällen ersetzt heute eine sogenannte Apostille nach dem Haager Übereinkommen die klassische Legalisation. Sie bestätigt ebenfalls die Echtheit einer Urkunde, ist jedoch ein vereinfachtes und deutlich schnelleres Verfahren. Ob eine Apostille genügt oder eine Legalisation notwendig ist, hängt vom jeweiligen Land ab, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Fazit
Zusammenfassend gilt: Eine beglaubigte Kopie benötigen Sie, wenn Sie ein offizielles Dokument innerhalb Deutschlands vorlegen müssen. Eine Legalisation hingegen ist erforderlich, wenn Sie ein Dokument im Ausland verwenden oder ein ausländisches Dokument in Deutschland anerkennen lassen möchten.
Wenn Sie unsicher sind, welche Form der Beglaubigung für Ihr Anliegen notwendig ist, beraten wir Sie gerne persönlich. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung aller Unterlagen – einschließlich Übersetzung, Beglaubigung und Legalisation – damit Ihre Dokumente überall rechtlich anerkannt werden.
